Já Pensou em Migrar os seus Documentos de Arquivo?

Uma organização que arquiva documentos electrónicos há mais de quinze anos, segundo estudos recentes realizados na Europa, tem no mínimo dois sistemas de arquivo.

Algumas empresas, por razões históricas, chegam mesmo a ter um máximo de cinco soluções de arquivo diferentes. Estes sistemas têm um modo de funcionamento muito próprio. Os formatos de documentos arquivados raramente são homogéneos e os meta-dados associados não obedecem sequer a uma estrutura padrão.

Outras organizações, por outro lado, optam por recorrer a um sistema de “outsourcing” de empresas especializadas. Estabelecem um contrato que define os conceitos de propriedade intelectual, as garantias em termos de segurança de armazenamento e recuperação da informação e dos documentos arquivados.

Estes contratos, assinados muitas vezes há vários anos, não se ajustam às mudanças e expectativas das empresas e às necessidades dos utilizadores que conhecemos hoje.

Actualmente as normas de conservação são mais estruturadas, o volume de documentos arquivados aumentou ao mesmo tempo que as necessidades de informação se multiplicaram e o nível de sofisticação das exigências se intensificou.

As Organizações que optaram por um sistema de “outsourcing” devem questionar a oportunidade de continuar ou parar com este modelo que se reinventa agora, até com uma solução de armazenamento na “cloud”.

Seja qual for a escolha estratégica, as principais linhas de orientação a seguir permanecem: a segurança, o acesso à informação, adequação de ferramentas às necessidades dos utilizadores e perdurabilidade da solução, especialmente em termos da conservação de documentos no tempo.

Considerar recorrer à migração de documentos para uma única solução visando responder a essas exigências, está atualmente a ser equacionada por muitas organizações. Mas para que este projeto seja bem-sucedido é necessário fazer uma análise a montante de alguns elementos-chave.

Analisar o cenário existente

O primeiro passo consiste em fazer um mapa dos sistemas de arquivo. Para isso, será necessário explorar os sistemas existentes e identificar com precisão:

• O modo como os documentos e os meta-dados foram arquivados;
• O modelo de arquivo físico dos documentos;
• A quantidade de documentos arquivados e que geralmente se representam em Terabytes;
• As diferentes tipologias de documentos;
• A natureza desses documentos;
• O modo de arquivo: por exemplo ligações entre documentos e certos recursos externos, como é o caso de alguns formatos de impressão como PDF e outros;
• Como foram produzidos os documentos, identificando por ex.: mudanças nas versões tecnológicas;
• A garantia da conservação dos documentos no tempo tendo em conta duas palavras de ordem: evolução e adaptação;
• Formatos compatíveis com as normas de conservação dos documentos;
• A homogeneização dos formatos dos documentos arquivados;
• A necessidade de implementação de soluções de arquivo que possam evoluir e adaptar-se às exigências no futuro;
• A acessibilidade dos utilizadores para consultas, anotações, pesquisas, etc.
• Se os acessos aos documentos arquivados são simples e únicos, e com recurso a um interface intuitivo e rico em funcionalidades;
• Se a pesquisa é simples e feita através de meta-dados explícitos;
• Se são utilizadas todas as funcionalidades propostas para os formatos dos documentos eletrónicos (por ex.: arquivos em PDF)

Reduzir em definitivo, o número de instrumentos de arquivo permitirá aos engenheiros informáticos recorrer a uma única tecnologia e definir um plano de implementação e criação de funcionalidades mais avançado que corresponda às expectativas dos utilizadores.

Num projecto de migração deve ainda considerar-se:

• Reforçar a segurança
• Garantir que os documentos arquivados ainda serão legíveis e utilizáveis em 10, 20 ou 30 anos;
• Ter a certeza de que ninguém modifica os documentos sem que tenham um acesso ou autorização prévia;
• Ter a certeza de que o arquivo eletrónico não será deteriorado e que alguém será alertado em caso de necessidade de alteração de documentos;
• Dominar o conjunto de arquivos existente, poder consultar e extrair não importa a quantidade de documentos, num curto espaço de tempo;
• Conhecer bem o acervo documental do arquivo e custos associados
• Reduzir os custos de exploração e manutenção dos softwares, reduzindo o número de instrumentos de arquivo existentes no cenário tecnológico.
• Gerir melhor os custos de hardware;
• Não arquivar duplicados;
• Não arquivar documentos que não precisam de ser conservados;
• Reduzir o número de documentos para arquivo, conservando apenas o mínimo e em conformidade com os referenciais normativos das ISO

Em conclusão

Se pretende reformular o seu sistema de arquivo, as vantagens podem ser numerosas mas isso implica o envolvimento de todos e uma participação pró-ativa, desde a fase de estudo do processo de migração e consolidação da atividade de arquivo. Não esquecer igualmente o importante contributo dos especialistas na matéria para:

• Estudar e propor soluções técnicas para gerir os fluxos documentais produzidos no quotidiano e instrumentos de produção de documentos face ao novo sistema
• Extrair os documentos dos sistemas de arquivo disponíveis nas diferentes plataformas e com conhecimento dos instrumentos de arquivo existentes no mercado.
• Escolher a solução preferencial
• Analisar e converter uma grande variedade de formatos noutros suportes;
• Enriquecer os metadados com informações que facilitem futuras pesquisas;
• Converter os documentos arquivados e normalizá-los ;
• Adotar standards atualizados en termos de formato de documetos eletrónicos;
• Carregar grandes quantidades de documentação de forma otimizada no novo sistema
• Otimisar o tamanho dos documentos arquivados aperfeiçoando em simultâneo os recursos (políticas, imagens, templates, etc.);
• Comparar o volume dos documentos electrónicos com diferentes formatos (PDF, JPG, etc.);
• Verificar a qualidade do sistema através de auditorias, rastreabilidade e controle de documentos convertidos, com recurso a bases de dados ou outros instrumentos disponíveis

 

Ana Paula Matias de Almeida

Mestrado em Ciências da Documentação e Informação

Pós-graduação em Ciências Documentais.

Licenciatura em Línguas e Literaturas Modernas

Formadora e Consultora freelancer Área Administrativa, experiência consolidada em mais de duas décadas no mercado nacional e PALOP’s