ASSISTENTES EXECUTIVAS: MAXIMIZEM O VOSSO VERDADEIRO POTENCIAL!

NÃO DEIXEM QUE AS HIERARQUIAS DESPERDICEM OS VOSSOS MELHORES RECURSOS!

Apesar das eternas queixas sobre a falta de tempo no dia a dia para fazer um trabalho crucial, muitos executivos desperdiçam horas preciosas a executar tarefas que podiam ser delegadas às suas Assistentes Executivas e que estas poderiam fazer bem melhor e a um custo mais reduzido.

Considere o exemplo de um CEO que recrutou uma Assistente de alto nível como resultado do crescimento rápido do negócio. O CEO sabia que precisava de se concentrar mais na liderança, mas não estava disposto a abdicar da reserva da sua viagem e de gerir a sua agenda pessoal.

Ele achou que era mais fácil fazer ele próprio essas tarefas, em vez de investir tempo a explicar as suas preferências à Assistente. No momento em que passou a permitir que ela assumisse o controle, ela cometeu uma série de erros que lhe desagradaram.

Na sua leitura, essas falhas só vieram confirmar o que ele pensava – que era bem melhor ter sido ele a fazer. A falha em compartilhar informações e as suas preferências com a sua Assistente criou uma atmosfera de desconfiança entre eles. Não surpreendentemente, a Assistente mais tarde deixou o lugar à disposição e o CEO teve que iniciar um novo processo de recrutamento.

Líderes que não delegam demonstram que não estão focados na liderança. Isso desmotiva rapidamente qualquer Assistente Executiva, especialmente quando é visível um cenário de crise na empresa. Por outro lado, também desaceleram os eventuais avanços numa carreira executiva.

Em contraste, os executivos mais efetivos usam as suas Assistentes com sabedoria. Isso permite-lhes dedicar todos os momentos preciosos à liderança, criar equipas de alto desempenho e tomar decisões importantes que mais ninguém pode fazer.

Mas ser inteligente no processo de delegação de responsabilidades numa Assistente executiva é ir mais além do que apenas conseguir fazer mais trabalho. Trata-se de estabelecer parcerias e construir cenários de confiança para elevar o poder da hierarquia e o poder da assistente executiva. Cultivar o respeito mútuo e a compreensão compartilhada de papéis, neste relacionamento, é uma prioridade para todos executivos.

Os executivos devem ter a noção que as suas Assistentes também são gestoras e não simples auxiliares administrativas. Se por um lado eles tomam decisões e iniciativas com base na compreensão de objetivos de alto nível, as Assistentes são especialistas em desvendar a complexidade, proteger a confidencialidade, gerir as interrupções – que roubam tempo às hierarquias e antecipar as suas necessidades.

Quando são dadas as ferramentas e a autoridade necessárias para desempenhar bem o seu papel, as Assistentes podem poupar muito tempo ao seu gestor e dar-lhe espaço para que se concentre na função de liderança.

Muitos executivos não compreendem que existem diferenças entre as assistentes executivas e as secretárias. Alguns CEOs contratam secretárias com as expectativas definidas de que podem delegar a um nível executivo, enquanto outros recrutam Assistentes altamente qualificadas, que depois tratam como secretárias.

Alguns executivos começam bem, até falharem quando protegem as suas Assistentes de serem arrastadas para projetos que são fundamentais para o seu desempenho. Todos esses cenários causam frustração e transtornos, diminuindo a satisfação no trabalho das Assistentes Executivas, com repercussões na liderança e decréscimo na produtividade, ou provocando desânimo nos executivos com a ideia de reverter as responsabilidades.

Reveja as suas práticas e integre nas rotinas diárias: Parceria, Prioridades, Poder e Panorama profissional

  1. Parceria – o primeiro passo crítico, sem esta visão o binómio não funciona.
  2. Prioridades – definição de prioridades. Os executivos devem definir quais as suas prioridades e partilhá-las com a sua Assistente.
  3. Poder- As Assistentes devem exercer autoridade em nome da sua hierarquia porque são confiáveis e assertivas.
  4. Panorama – Uma Assistente executiva tomará melhor decisões em nome da hierarquia quando tem uma visão de 360º do panorama organizacional

Se os 4 P’s forem praticados de forma consistente, prevalecerá uma alta produtividade e um forte relacionamento, independentemente das dificuldades que enfrentam.

anapaulamatias

Ana Paula Matias de Almeida

Mestrado em Ciências da Documentação e Informação

Pós-graduação em Ciências Documentais.

Licenciatura em Línguas e Literaturas Modernas

Formadora e Consultora freelancer Área Administrativa, experiência consolidada em mais de duas décadas no mercado nacional e PALOP’s

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