Dicas: MSAccess

Se já teve a necessidade de criar diversos formulários (ou relatórios) em MSAccess, sempre com o mesmo formato (layout), tendo do os configurar individualmente, então esta dica é para si. O MSAccess apresenta um modelo de formulário, e relatório, definido pelo próprio utilizador, que estará disponível sempre que for criado um novo formulário/relatório, sendo esse modelo designado por Normal.

Este tutorial foi realizado usando a versão 2016 do Microsoft Office, mas esta temática pode ser realizada em versões anteriores, tal como a versão 2003, 2007, 2010 e 2013

Suponha que pretende um formulário que apresente as seguintes configurações:

Sem possibilidade de ser dimensionável, ou seja, o utilizador da sua base de dados não vai conseguir aumentar ou diminuir o tamanho do seu formulário;
Sem as barras de deslocamento verticais e horizontais;
Sem botões de navegação entre registos pré-definidos (imagine que se trata de um formulário do tipo “Menu Principal” onde esta funcionalidade não faz sentido de estar presente);
Sem botão de maximizar, minimizar e fechar. Por exemplo, posso ter a necessidade de fechar o formulário, mas, ao mesmo tempo, realizar um conjunto de operações em simultâneo, como fazer o backup da base de dados ou actualizar uma tabela, logo terei de criar um botão automatizado por uma macro.

Vamos então verificar quais os passos a realizar para este exemplo:

1. Crie uma nova base de dados com o nome e no local de armazenamento que pretender.

2. As novas versões do MSAccess apresentam a criação de formulário em forma de “documentos com separadores”, não estando disponíveis os botões de minimizar, maximizar e redimensionar (antigo botão “restaurar”) portanto, e para irmos de encontro às nossas configurações, vamos passar o formulário para o formato de “janelas sobrepostas”.

Aceda ao separador Ficheiro, seguido de Opções
Na janela de Opções do Access, do lado esquerdo, clique em Base de dados Actual, seleccionado em seguida a opção Janelas Sobrepostas, do lado direito. Nesta altura o MSAccess irá solicitar que reinicia a base de dados. Proceda dessa forma.

3. Com a base de dados anteriormente criada, novamente aberta, aceda ao separador Criar, grupo Formulário, ferramenta Estrutura de formulário.

Para termos uma ideia de como o formulário sem encontra formatado neste momento, passe para o formato de Vista de Formulário, acedendo ao separador Base, grupo Vistas, ferramenta Vista de Formulário.

Observe então as formatações existentes no formulário:

4. Vamos então proceder à alteração do formulário de acordo com os pontos inicialmente descritos. Para isso passe para a Vista de Estrutura (no mesmo local descrito anteriormente, mas agora clicando em Vista de Estrutura).

5. No separador Estrutura, que agora surge precisamente por estarmos nesse modo de vista, aceda à ferramenta Folha de Propriedades, no grupo Ferramentas. No painel Folha de Propriedades que, entretanto, surge do lado direito do MSAccess, certifique-se que o objecto seleccionado é Formulário, e que por baixo o separador seleccionado é Formato, tal com a figura mostra:

6. Na lista das propriedades que consegue visualizar no painel Folha de Propriedades, realize as seguintes alterações:

7. Visualize agora o formulário em modo de Vista de Formulário, observando as diferenças:

8. Para finalizar, vamos então criar o modelo, para que as formatações realizadas estejam sempre disponíveis quando criar um novo. Para isso basta aguardá-lo da forma normal como guarda um outro qualquer formulário, mas com o nome Normal, e porquê? Porque o referido nome está pré-definido para este efeito podendo, no entanto, ser alterado.

Para alterar o nome Normal, para outro qualquer ao seu critério, basta aceder ao separador Ficheiro | Opções | categoria (lado esquerdo) Estruturadores de Objectos, alterando em seguida o nome Normal par o pretendido, na secção Vista de estrutura de formulário/relatório.

Se pretender criar um novo formulário, mas sem as formatações entretanto realizadas, basta alterar o nome Normal aqui nas opções do MSAccess, ou no formulário que criou como modelo e ao qual atribui o nome Normal, ou seja, fazer com que estes dois nomes não coincidam.

Este processo do nome Normal também funciona para os relatórios.