Preparar a equipa para a época de férias!

Por lei cada colaborador tem direito a 22 dias de férias por cada ano de trabalho e por vezes este período é visto com um certo olhar de preocupação por parte daqueles que têm a seu cargo uma equipa, seja esta grande ou pequena, por vários motivos.

Um dos motivos de preocupação é o facto da equipa que lideram não estar preparada para manter a operação na sua ausência. É importante que ao longo do ano todos aqueles que estão em posições de liderança se preocupem em construir uma equipa que funcione bem tanto na sua presença como na sua ausência.

Para que o seu próximo período de férias não seja uma preocupação deixamos algumas dicas simples práticas que com certeza farão toda a diferença:

Planeie com antecedência

No mês anterior ao período de férias faça um levantamento de tudo o que tem de ser feito na sua ausência e algumas dicas e indicações sobre como e quando cada coisa deverá ser feita. Este primeiro passo é essencial para estabelecer o rumo a seguir por toda a equipa.

Verifique se a equipa precisa de um novo líder

Algumas equipas são auto-suficientes. De facto, alguns profissionais estão preparados para fazer auto-gestão, ou seja, cumprir com as metas que foram propostas e manter o ritmo de trabalho mesmo sem a presença do seu líder, mas no caso de se tratar de uma equipa formada recentemente ou composta por pessoas incapazes de fazer auto-gestão deverá escolher alguém para o substituir na sua ausência.

Defina o seu substituto

A escolha de um substituto para cuidar da equipa durante a sua ausência deve ser feita de forma consciente e responsável. Nesta decisão, deverá ter em consideração a capacidade de liderança do colaborador, esta escolha jamais deverá recair sobre uma preferência pessoal. A pessoa seleccionada deverá ser capaz de manter a equipa no ritmo de trabalho certo e de responder em seu nome.

Prepare a pessoa para o substituir

Depois de escolher o seu substituto, chega o momento de o preparar para exercer grande parte das suas responsabilidades durante o período de férias.

Manter esta pessoa informada sobre a sua rotina, compromissos que devem ser seguidos, tarefas obrigatórias e como deve tratar os demais membros da equipa é crucial para que seja bem sucedido na sua ausência.

Converse com a equipa

Convoque uma reunião com os membros da sua equipa para comunicar o período em que estará ausente do trabalho.

Aproveite a oportunidade para apresentar o seu substituto temporário, reforçar as responsabilidades de cada um e deixar o plano que abordámos no primeiro tópico, este deverá ficar disponível para consulta durante o seu período de férias e assim servirá de linha de orientação para a equipa.

Deixe um sistema de gestão de tarefas

Alguns cronogramas — electrónicos ou não — podem ser úteis e ajudar a sua equipa durante o seu período de férias, uma vez que estes permitem ver de uma forma clara não só as tarefas que estão a ser feitas e por quem estão a ser feitas mas também as que estão pendentes.

Assim, todos sabem o que está a acontecer e podem lembrar-se uns aos outros. Este tipo de recurso também facilita o planeamento e a comunicação entre os membros de sua equipa.

Estabeleça os canais de ajuda

Por fim, é importante lembrar que a pessoa que o estará a substituir temporariamente poderá não conseguir tomar todas as decisões necessárias, principalmente no que toca a decisões de última hora.

Para facilitar o trabalho do seu substituto, estabeleça canais de ajuda com os líderes de outras equipas ou com a direcção da empresa.

Este último passo irá por um lado permitir-lhe garantir que o tempo será rentabilizado ao máximo pela sua equipa, e por outro lado permite-lhe ir de férias livre de preocupações.

“If we do not create and control our environment, our environment creates and controls us.”

Marshall Goldsmith

Em nome da equipa Vantagem+ deixo os nossos votos de umas excelentes férias a todos os profissionais que aproveitam estes meses de verão para repor energias!