Gestão de Projectos – Uma Metodologia com Foco nos Entregáveis!

Uma das grandes dificuldades na Gestão dos Projectos é operacionalização da mesma, isto é, a dificuldade em passar de um “momento meramente conceptual” para um “momento mais fino” de planeamento e posterior execução do que se pretende no final. O anteriormente descrito é uma das maiores dificuldades dos diversos Stakeholders envolvidos nos referidos momentos, muitas vezes por razões tão-somente de “falta de foco”, face ao que se pretende.

A questão que se coloca para orientação deste raciocínio é: como e qual o melhor método de se “conseguir passar de um momento conceptual, para um momento de operacionalização eficaz e eficiente num Projecto”?

A forma mais usual, e na minha opinião a mais correcta e eficaz de abordar esta questão, é subordinarmos o processo a um objectivo SMART*, decompondo o Produto/Serviço em sub-Produtos/sub–Serviços (tangíveis) e sendo “alimentados”, desde a sua base (bottom-up), por pacotes de trabalho.

A situação descrita é a mais utilizada pela maioria dos Gestores de Projectos através da Work Breakdown Struture (WBS) (Estrutura da Divisão do Trabalho (EDT). Desta forma, o Produto/Serviço a atingir é alimentado por pacotes de trabalho (bottom-up) (é também o processo mais utilizado pelos consultores na implementação de Projectos na área dos SI/TI). Por sua vez, os nossos “irmãos brasileiros” chamam a este processo da “WBS/EDT” de “Estrutura Analítica do Projecto” (EAP).

Pessoalmente, sem querer alimentar alguma polémica, gosto do “nome dado” mas aplicado num contexto ligeiramente mais amplo, isto é, aproveitando o nome EAP associaria o Product Breakdown Struture (PBS) (Estrutura de Divisão do Produto (EDP)) ao WBS do Projecto/Serviço em questão. Assim, na minha modesta opinião, será mais eficaz e “limpa” uma abordagem para a estrutura do Produto/Serviço, tendo-se sempre um Entregável (algo tangível) no topo dos níveis da estrutura (PBS) para os quais contribuem os respectivos pacotes de trabalho (WBS).

Aos meus formandos, nos cursos de MsProject, dou-lhes, como orientação para a definição da estrutura do seu Projecto, a sugestão de uma “montagem de Entregáveis” ao nível da Estrutura das Tarefas Sumárias/Resumo (às quais corresponde, posteriormente, sempre um milestone). Na referida montagem, encontrar-se-ão, duma forma organizada e subordinada, os sub-Produtos/sub-Serviços de um todo (o Projecto) que se pretende realizar (Produto/Serviço final). Desta forma, pode-se dizer que a “EAP” (nestes moldes) é uma decomposição do Âmbito do Projecto orientada para os Entregáveis, devendo ser “entendível” por todas as partes.

Respondendo à questão orientadora de “qual a abordagem mais eficaz e eficiente para operacionalizarmos um Projecto” é a aplicação “pura e dura” da “EAP nos moldes descritos”.

*Objectivos SMART – Specific (Específico); Measurable (Mensurável); Attainable (Atingível); Realistic (Realista); Time-bound (temporizável)

 

   João Marques

Licenciatura em Informática de Gestão e Mestrado em Gestão de Sistemas de Informação

Professor Universitário, Consultor e Formador