5 Dicas para melhorar a Comunicação Interna na sua empresa

A comunicação interna tem como objetivo promover uma comunicação efetiva dentro da organização.

Vários autores, peritos na área, enfatizam que em primeiro lugar é preciso organizar a empresa internamente para depois pensar na comunicação externa. Na realidade assim deve ser, pois a relação entre funcionários, a organização da empresa e o conhecimento que os colaboradores possuem do local onde trabalham refletem-se diretamente na imagem e na reputação da organização.

Não existe uma fórmula mágica para administrar a comunicação interna, pois cada empresa tem as suas peculiaridades. O caminho a ser seguido será definido após um diagnóstico interno com o auxílio de ferramentas e estratégias que ajudam a estabelecer uma boa comunicação, clara e objetiva com o intuito de melhorar a convivência entre setores e evitar inclusivamente erros.

5 dicas para melhorar a comunicação interna na sua empresa:

Reuniões semanais

No caso de grandes e médias empresas, o ideal são reuniões por setor. Já em pequenas empresas as reuniões podem e devem ser realizadas com toda a equipa.

Agendas compartilhadas

As agendas online compartilhadas são uma ótima alternativa para que os colaboradores estejam cientes dos compromissos da equipa, facilitando assim o processo de reuniões individuais ou coletivas.

Intranet

A intranet é uma ótima ferramenta para compartilhar informações internas. Pode ser utilizada como principal canal de comunicação e informativo da empresa. Quanto tempo não é consumido na apresentação de um novo colaborador levando-o de departamento em departamento? Ou quanto tempo não foi desperdiçado tentando adivinhar quem é o intruso que circula pela empresa?

Faça uso da Intranet. Útil para a apresentação de novos colaboradores, colaboradores que nos deixam, etc.

Momentos de descontração

Além das ferramentas de organização e comunicação formais, é preciso lembrar que para uma comunicação fluir, são necessários momentos de descontração. Conhecer as pessoas com quem trabalhamos é imprescindível para um bom convívio. Aquela “Happy Hour” no final do dia, uma vez por mês, pode fazer toda a diferença nas atividades do dia a dia. Aquele chefe exigente, muito sério, pode revelar-se uma pessoa bem diferente, bem-disposta, simpática, disponível, afável. No dia seguinte vamos vê-lo com outros olhos e entender que se trata de um bom chefe, um bom líder.

Participação e feedback do colaborador

Proporcione espaço para o colaborador dar o seu feedback sobre o funcionamento da empresa. É necessário que ele participe e possa ter voz nos assuntos que se referem ao processo de trabalho. Faça reuniões pontuais de 2 em 2 meses, por exemplo, sem agenda, com abertura a que os colaboradores possam fazer-se ouvir sem serem penalizados ou julgados. Verá que é muito mobilizador. Nada como sentirmos que a nossa opinião conta, que somos parte integrante de um departamento ou mesmo da empresa.

Muitas vezes as grandes ideias estão nas pessoas que convivem quotidianamente com as tarefas da organização, pois convivem com os problemas da empresa e  esforçam-se para atrair as soluções.

São várias as ferramentas de comunicação interna, mas é importante ressaltar que cada empresa possui o seu formato de trabalho, o seu público interno e deve adotar um modelo comunicacional que resulte. O mais importante de tudo é fazer com que as informações circulem com clareza e facilidade, de forma transversal, além de proporcionar interação e aproximação entre empresa e público interno.

Lourdes Lara

Doutorada em psicologia clínica, foi deputada da Assembleia da República Portuguesa, directora de formação e desde 2001 é consultora sénior de RH. É  formadora/consultora na área de RH, Protocolo, secretariado, comportamental.